¿Nos interesan todos los candidatos?

Una de las preguntas que primero se hacen los delegados cuando comienzan a trabajar en admisión es: ¿me interesan todos los candidatos?

Podría parecer que sí, pero la realidad es que no.

Porque todos los años aparecen candidatos que tienen poco futuro: por la dificultad que van a tener para superar la prueba de admisión, por sus pocas posibilidades para conseguir beca; o simplemente, porque no están del todo decididos.

Por eso resulta lógico que nos preguntemos: ¿es inteligente dedicarse a todos los candidatos por igual? O, pensando en el candidato: ¿les puedo dar a todos las mismas esperanzas?

La buena asignación de recursos y la esmerada atención de los solicitantes exige, como primer paso, distinguir dos tipos de candidatos: los que tienen futuro y aquellos que no lo tienen, pero atentos a no descuidar la atención que debemos a cada uno.

No todos caben, no todos vienen

Una realidad inevitable, en la mayor parte de las universidades, es que no caben todos los candidatos; generalmente, hay más solicitantes que plazas y necesariamente algunos quedarán fuera: no hay sitio para ellos.

Además, entre los que serían admitidos, también algunos optarán al final por otra universidad y, por diversos motivos, no estarán entre los matriculados.

Por eso, interesa aislar cuando antes a los candidatos con posibilidades reales de venir –por sus cualidades e interés–, identificar también a quienes no vendrán, y dedicarnos prioritariamente a los primeros sin dejar de tratar bien a los segundos. Un equilibrio difícil, pero esencial.

Habitualmente, esa clasificación se hace de modo similar a cualquier proceso de venta: asignando a cada cliente una probabilidad, expresada en tanto por ciento. En nuestro caso, podríamos decir que un estudiante tiene un 20%, 30% o 70% de probabilidad de terminar en nuestra universidad. O, según otro tipo de clasificación, que es un candidato tipo A, B, C o D, según esa probabilidad sea alta, media, baja o nula.

Pero, con independencia de qué escala se emplee, para asignar esa clasificación hace falta algún criterio: normalmente se manejan cuatro variables.

Para medir el potencial de los candidatos

1. Posibilidades de entrar

Lo primero que nos interesa saber es sí lo candidatos tienen posibilidades de ser admitidos o, por el contrario, si sus opciones son escasas. Variará en función de los criterios que se empleen en las pruebas de admisión, del grado que soliciten, del número de solicitudes esperadas ese año y de algunos otros factores.

Pero necesitamos contar con esa información, porque si las posibilidades son escasas, habrá que decirlo cuanto antes: no sería lógico dedicarnos a ese candidato; ni, para la familia, tendría sentido empeñarse en perseguir un sueño difícilmente lograble.

2. Recursos económicos

Varía según el tipo de Universidad, pero para acceder a los estudios superiores, un candidato tiene que tener recursos económicos, o capacidad para obtenerlos.

Si no tiene ni lo uno ni lo otro, habrá que pensar alternativas y, en caso de que no se encuentren, hacer ver al candidato la situación en que se encuentra.

3. Interés

La admisión es cosa de dos: de la universidad y del estudiante. Y el interés que mostremos por un candidato debe ser proporcionado al interés que el propio candidato muestre por la universidad.

Y, como en cualquier relación, lo lógico es dedicarnos más a quien más nos quiere; y concentrar nuestro interés en aquellos candidatos para los que somos primera opción.

Tendría poco sentido dedicarse a candidatos para los cuales, en el mejor de los casos, tu universidad solo representa una opción remota, en la que sólo se matriculará si le fallan el resto de opciones.

4. Perfil

Todas las universidades tienen un perfil determinado y les interesan los alumnos que cuadren con su perfil (que no quiere decir que sean como nosotros).

Los ejemplos abundan en el mundo universitario, especialmente en los centros de referencia: UCLA apuesta por la diversidad, Stanford por la investigación multidisciplinar, Chicago por el trabajo duro, Miami por la internacionalidad, Harvard por la búsqueda de la verdad, Princeton por el servicio a la sociedad... Y la idoneidad con el perfil de la universidad –algo generalmente más complejo que una sóla frase– es un criterio frecuentemente citado a la hora de decidir las admisiones.

Emplearlo como criterio de clasificación pasa por tener claro el perfil de la universidad y, también, el de los candidatos. La admisión funcionará, y se plasmará en una relación que dure toda la carrera, si el encaje es bueno. En cambio, podría frustrarse si ese encaje es malo.

¿A qué estudiantes busco?

Como se ve, el potencial de los candidatos sería una mezcla de esos cuatro factores: posibilidad, recursos, interés y perfil, pero matizada por un quinto criterio, que no podemos olvidar y que adultera ligeramente la ecuación: el interés que nosotros tengamos por cada uno de los candidatos.

Porque puede haber candidatos con potencial bajo pero... que a la universidad le interese mucho tener en sus aulas.

No hay que olvidar que, en buena parte, la admisión universitaria se está convirtiendo en una batalla por el talento. Y lo mismo que las empresas desean emplear a los graduados más brillantes, las universidades quieren atraer a los mejores estudiantes. La labor de admisión ha pasado a ser un trabajo activo de búsqueda y atracción de talento.

Por eso, el interés por nuestra parte, combinado con el potencial del alumno, dará lugar a la clasificación que otorgamos al candidato, que marcará la intensidad de nuestro trato con él.

Para seleccionar bien

Como se ve, la clasificación y selección de los candidatos resulta esencial en el trabajo de admisión, pero no es fácil hacerla bien. En mi experiencia funciona bien cuando posee estas cuatro características. Debe ser:

• Temprana. Cuanto antes mejor. Realizada, si puede ser, en cuanto conocemos al candidato. Los primeros contactos, y la primera recogida de datos, se debe orientar a obtener la información necesaria para valorar a qué tipo de candidato nos enfrentamos.
• Transparente. Aunque no siempre habrá que hacerla explícita, hemos de estar preparados para explicarla a cada uno y a sus familias qué valoración hacemos de su candidatura y decirle con fundamento qué las posibilidades reales tiene de venir, o de no venir.
• Pensando en el candidato. No hay que olvidar que la admisión funciona cuando la hacemos con el candidato en mente, pensando en su interés más que en el de la Universidad. Si hace así, siempre ganas. Aunque no se matricule o le orientemos hacia otro lado. Si gana él, ganamos nosotros. Es el ABC del trabajo de admisión.
• Con propuesta de alternativas, en caso de que sus posibilidades de entrar sean escasas. Porque, aunque parezca difícil, lo ideal es rematar proporcionando alguna orientación de hacia dónde puede encaminar su búsqueda.

Esmerarse en atención

La selección, esa clasificación inicial con la que se comienza la relación (y del trabajo del delegado) es esencial para el buen funcionamiento del proceso de admisión.

Pero no hay que olvidar que ha de ir siempre acompañada de algo todavía más característico de nuestro trabajo, por encima incluso de la eficacia: la atención esmerada a los candidatos y a las familias.

Entre otras cosas, esa buena atención es la que obliga a clasificar, para no crear falsas expectativas y dedicar más tiempo a quién más lo requiere. Y, también, para mejorar los resultados.